5. Actul constitutiv. Declaratia de asociat/administrator. Specimenul de semnatura
Actul Constitutiv. Avand pregatite datele aratate mai sus, veti fi in masura sa redactati si sa semnati Actul Constitutiv al societatii. Actul constitutiv va reglementa relatiile dintre asociati si functionarea societatii, va cuprinde datele asociatilor, denumirea, numarul de rezervare a denumirii, obiectul de activitate, capitalul social total, impartirea capitalului social pe asociati, organele de conducere, administratia. Pentru redactarea si atestarea Actului Constitutiv va recomandam sa apelati la un avocat care va poate redacta un act constitutiv ce va corespunde dorintelor dvs. speciale referitoare la functionarea societatii, la activitatile CAEN, la atributiile asociatiilor si ale administratiei, si mai ales, care va poate explica prevederile acestuia. Nu riscati sa incheiati un Act Constitutiv pe care nu il intelegeti doar din dorinta de a cheltui mai putin. Nu lucrati cu diversi prestatori de servicii care va vor furniza modele pe care nici ei nu le inteleg. Veti risca sa pierdeti mult mai multi bani in viitor!
Actului constitutiv i se poate da data certa de un avocat sau de un notar. Autentificarea de catre notar nu este obligatorie.
Atunci cand in capitalul social se vor aduce ca aport terenuri, precum si in alte cazuri mai putin intalnite (societatea comerciala pe actiuni constituita prin subscriptie publica, etc.) autentificarea actului de catre notar va fi obligatorie.
Declaratia de asociat/administrator/cenzor/auditor financiar. Fiecare asociat, administrator, cenzor, auditor financiar trebuie sa dea o declaratie din care sa reiasa ca indeplineste conditiile legii romane pentru a detine si exercita calitatea de asociat unic/asociat/administrator/cenzor/auditor financiar in societatea respectiva. Declaratia poate fi data in fata avocatului sau notarului.
Specimenul de semnatura. Fiecare administrator trebuie sa depuna un specimen de semnatura la Registrul Comertului. Specimenul se poate depune direct de administrator la Registrul Comertului prin semnarea unui formular in fata Directorului Registrului Comertului (in fapt semnatura se da in fata unui imputernicit al acestuia), dar asta presupune sa fie prezent la inregistrarea dosarului de constituire la registrul comertului.
Solutia alternativa este ca specimenul de semnatura sa se dea in fata notarului sub forma unei declaratii.
Atentie! Din pacate unii notari cer dovada de rezervare a denumirii pentru ca sa accepte sa dati declaratia. Sunt insa destui care accepta ca declaratia de specimen de semnatura sa fie data fara ca sa fie asociata unei anume societati! Respectiva declaratie arata ca semnatura reprezinta specimen si ca poate fi depusa la autoritatile competente. Ambele declaratii sunt acceptate de registrul comertului asa ca de ce sa complicam lucrurile cand ele pot fi simple!