2. Sediul social - partea I
Adresa unde se va stabili sediul social este important a fi stiuta pentru a cunoaste la ce ORC teritorial se va solicita rezervarea denumirii. Daca adresa sediului va fi intr-un condominium (bloc) verificati inainte daca vecinii spatiului- pe orizontala si verticala, respectiv si administratia acestuia, va vor da acordul pentru stabilirea sediului in spatiul in cauza.
De la 1 iulie 2010, OG 54/2010 a instituit obligativitatea inregistrarii oricarui contract de cedare a folosintei (inclusiv comodat si inchiriere, concesiune, etc.) la administratia financiara competenta daca spatiul a carui folosinta se cedeaza va fi folosit ca sediu social.
Totodata, urmare a inregistrarii contractului si a depunerii unui intreg dosar (conform Ordinului ANAF 2112/2010) vi se va elibera o adeverinta care va atesta inregistrarea si un certificat care arata daca mai exista alte contracte pentru acelasi spatiu.
Procedura de urmat pentru obtinerea adeverintei si certificatului este prevazuta de Ordinul ANAF 2112/2010 prezentat mai jos insa fiecare Administratie a Finantelor Publice are un mod “propriu” de a ii intelege prevederile asa ca asteptati-va la cel putin doua drumuri pentru a putea depune dosarul complet.
Un alt lucru care trebuie stiut inca din acest moment este daca spatiul respectiv este declarat sediu pentru o alta societate. Trebuie retinut ca legea permite ca intr-un apartament sa se declare atatea societati cate incaperi sunt. O incapere sau un spatiu poate fi declarat sediu pentru 2 sau mai multe societati daca acele societati au un asociat comun. Dimpotriva, in acelasi spatiu/incapere nu pot functiona doua societati fara asociati comuni.
Textul legal extras din Ordinul ANAF 2112/2010 il prezentam mai jos:
Procedură 2010 - de solicitare şi eliberare a certificatului pentru spaţiul cu destinaţie de sediu social şi de înregistrare a documentului care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţia de sediu social
1. Prezenta procedura se aplica persoanelor care, începând cu data intrarii în vigoare a prevederilor art. 17 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, astfel cum au fost modificate prin art. XIII din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 54/2010 privind unele masuri pentru combaterea evaziunii fiscale, au obligatia ca, la înmatricularea unei societati comerciale sau la schimbarea sediului social, sa înregistreze documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si sa obtina certificatul pentru spatiul cu destinatie de sediu social.
2. Pentru înregistrarea documentului ce atesta dreptul de folosinta si obtinerea certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social se depune Cererea de înregistrare a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si de eliberare a certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social, prevazuta în anexa nr. 2 la ordin.
3. Înregistrarea la organul fiscal a documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social se dovedeste cu Adeverinta privind înregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, prevazuta în anexa nr. 3 la ordin.
4. Cererea prevazuta la pct. 2 se depune de catre titularul dreptului de folosinta. În cazul în care titularul dreptului de folosinta este o persoana juridica, cererea se depune de catre reprezentantul legal al acesteia sau de catre un împuternicit, potrivit legii.
5. Cererea va fi însotita de:
- actele doveditoare ale dreptului de folosinta, cum ar fi: titlu de proprietate, contract de vânzare cumparare, contract de închiriere, contract de comodat sau alte acte care atesta dreptul de folosinta;
- actul de identitate al solicitantului si/sau împuternicirea, dupa caz;
- actul care atesta numirea reprezentantului legal al persoanelor juridice.
6. Cererea se depune la organul fiscal competent, direct la registratura sau prin posta, cu confirmare de primire.
În sensul prezentei proceduri, organul fiscal competent este administratia finantelor publice municipala, oraseneasca, comunala sau a sectoarelor municipiului Bucuresti, din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala, în a carei raza teritoriala se afla situat spatiul cu destinatie de sediu social.
7. Daca cererea se depune la registratura organului fiscal, actele doveditoare ale dreptului de folosinta se prezinta în original si în copie. Organul fiscal certifica conformitatea copiei cu originalul si restituie solicitantului originalul.
Daca cererea se depune prin posta, aceasta trebuie însotita de actele doveditoare ale dreptului de folosinta, în copie legalizata.
8. Termenul de solutionare este de 5 zile lucratoare de la data înregistrarii la organul fiscal competent a cererii însotite de documentatia completa.
9. Organul fiscal organizeaza evidenta documentelor care atesta dreptul de folosinta asupra spatiilor cu destinatie de sediu social, în cadrul Registrului de evidenta a spatiilor cu destinatie de sediu social.
10. Registrul se organizeaza la nivel de adresa a spatiului si se gestioneaza la nivelul organelor fiscale competente, cu ajutorul aplicatiei informatice puse la dispozitie de Directia generala de tehnologia informatiei, si cuprinde:
a) adresa completa a spatiului cu destinatie de sediu social (str., nr., bl., ap., localitatea, judetul/sectorul);
b) datele de identificare a titularului dreptului de folosinta (nume si prenume/denumire, adresa domiciliului/domiciliului fiscal si cod de identificare fiscala);
c) documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatia de sediu social (tipul documentului, conform pct. 5, numar si data);
d) perioada de valabilitate a dreptului de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social (data de început, data de final).
11. De la registratura organului fiscal, cererea însotita de actele doveditoare se transmite compartimentului cu atributii în gestionarea registrului contribuabililor, denumit în continuare compartiment de specialitate.
12. Compartimentul de specialitate verifica datele înscrise în cerere cu cele din actele doveditoare si preia informatiile în Registrul de evidenta a spatiilor cu destinatia de sediu social.
13. Compartimentul de specialitate întocmeste Adeverinta privind înregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social si Certificatul pentru spatiul cu destinatie de sediu social, potrivit modelelor prevazute în anexele nr. 3 si 4 la ordin, în câte doua exemplare, si le înainteaza, spre semnare, conducatorului organului fiscal competent.
14. Câte un exemplar al formularelor “Adeverinta privind înregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social” si “Certificat pentru spatiul cu destinatie de sediu social” se comunica solicitantului, potrivit art. 44 din Ordonanta Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
15. Dosarul solicitarii, care cuprinde:
a) cererea solicitantului;
b) documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatia de sediu social;
c) actul de identitate al solicitantului si/sau împuternicirea, dupa caz;
d) actul care atesta numirea reprezentantului legal al persoanelor juridice, dupa caz;
e) un exemplar al Adeverintei privind înregistrarea documentului care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social;
f) un exemplar al Certificatului pentru spatiul cu destinatie de sediu social
se arhiveaza la compartimentul de specialitate.